إن الاجتماعات أداة من أدوات الإدارة، لذا يجب أن تستغل لتحقيق الأهداف الصحيحة، وأن تدار بالطريقة الصحيحة إذا كانت ستحقق ما هو مرجو منها.

فإذا أردت عزيزي القارئ أن يكتب لاجتماعاتك النجاح في تحقيق الأهداف المرجوة منها فعليك اتباع النصائح التالية:

1- ابدأ بتحضير وكتابة جدول الأعمال واعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي.

2- حدد الوقت الذي سيتم تخصيصه لمناقشة كل موضوع.

3- حدد تاريخ ومكان وزمن الاجتماع ومدته.

4- أبلغ المشاركين بالهدف المرجو تحقيقه من الاجتماع (لماذا سيتم عقد الاجتماع؟ وما هي الأهداف التي سيتم تحقيقها من وراء هذا الاجتماع؟)

5- حدد من سيحضر الاجتماع.

6- اعمل على أن يستلم كل عضو نسخة من هذا الجدول قبل الاجتماع، واحرص على إحضار نسخا إضافية إلى الاجتماع في حال نسيان أحد الأعضاء نسخته.

7- تأكد من أن مكان الاجتماع مهيأ ومناسب لأهداف الاجتماع قدر الإمكان، وتأكد من وجود العدد الكافي من المقاعد، وأن الإضاءة والحرارة والتهوية جميعها مناسبة.

8- جهز كافة المواد المطلوبة، وضع قدر ما تستطيع من المواد المطلوبة على طاولة الاجتماعات لتتحاشى تضييع الوقت في توزيعها أثناء الاجتماع.

9- ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد بالضبط، وكافئ الذين يحضرون في الوقت المحدد ولو بكلمة جميلة واحرص على إتمام الاجتماع في الوقت المخصص.

10- راجع جدول الأعمال مع المجموعة، وقم بخلق صورة ذهنية واضحة عن النتيجة المطلوب التوصل إليها عن كل بند من بنود الجدول حتى يعمل الجميع باتجاه تحقيق ذلك.

11- انتقل من بند لآخر في جدول الأعمال حسب التسلسل الموضوعي، واحرص على توزيع وقت الاجتماع على بنود جدول الأعمال بما يتناسب مع الأهمية النسبية لكل بند.

12- تكلم بحيث يفهمك الجميع، وابن أفكارك على أفكار الآخرين.

13- لا تسمح للأعضاء بالخروج عن الجدول والتزم به قدر الإمكان.

14- لا تترك المجال لأي فرد أن يحتكر الحوار، وحاول أن تحث الجميع على المشاركة.

15- لا تستخدم الاجتماع كبديل للمناقشات الفردية مع أعضاء المجموعة لمناقشة قضايا يمكن حلها بينك وبين أحد الأعضاء على انفراد.

16- استمع باهتمام لكل ما يقال لأنك ربما تكون الشخص الوحيد الذي يقوم بذلك.

17- ارصد الرسائل غير اللفظية، فإنها ستخبرك عن مشاعر أعضاء المجموعة حيال تقدم مجموعتهم أكثر مما يمكن أن تخبرك به الكلمات.

18- كن منصفا عند مواجهتك للصراعات ولا تسمح بالمشاحنات.

19- احرص على أن يكون الاحترام متبادلا بين الأعضاء.

20- اعمل ملخصا لكل مرحلة من مراحل الاجتماع.

21- أوجد الجو الذي يشعر فيه جميع الأعضاء أن بإمكانهم التحدث بصراحة وصدق.

22- كن نموذجا للعمل البناء في إدارتك للاجتماعات، وليكن أسلوبك في التعامل إيجابيا ولا تجعل نقدك جافا قاسيا.

23- اختم الاجتماع بتلخيص ما أنجزته المجموعة، وإيضاح ما ستكون عليه الخطوة التالية.